Google Agenda – Como funciona? Saiba como usar o aplicativo para organizar sua rotina
O Google Agenda também conhecido por Google Calendar é a agenda da gigante de buscas, um aplicativo que já vem na configuração de fábrica do Android (Calendar) e que é usado para o gerenciamento de tempo, tarefas e eventos profissionais e pessoais.
Existem milhares de aplicativos de agendas e calendários para usar de forma integrada ou não. Mas a vantagem de usar o Google Agenda é, sobretudo, a mesma que quase todo app da Google tem: ele está sincronizado com todos os outros serviços da empresa. Ou seja, será possível criar tarefas e eventos com seus contatos do e-mail, agendar videochamadas e compartilhar arquivos que já estão salvos no seu Drive.
Mas como fazer tudo isso? Aprenda aqui como usar os principais recursos do aplicativo.
Como funciona o Google Agenda?
Para usar a sua agenda eletrônica do Google bastará ter uma conta do Google. O app fica inativo, mas poderá ser usado a qualquer momento. Para usar na versão desktop acesse por meio do link: https://www.google.com/calendar.
Caso queira usar no celular, faça o download do Google Calendar na Play Store se o seu celular for um Android ou na Apple Store se estiver usando um Iphone.
Criar agendas/calendários
Para facilitar a organização do seu tempo profissional e pessoal, o Google permite criar calendários separados. Para criar uma nova agenda basta clicar sobre o seu nome com o botão direito e ir em “criar nova agenda”;
É possível cadastrar uma agenda somente para o trabalho, outra para a faculdade e outra ainda para as tarefas pessoais, por exemplo. No momento de criação do calendário invista na personalização: use cores diferenciadas, nomeie e descreva.
Mesmo assim, todas elas funcionam de forma integrada, de modo que será possível visualizar as tarefas e eventos de cada uma das agendas de forma individual ou coletivamente no calendário geral.
Compartilhar calendários e criar uma equipe
Uma vantagem de criar agendas separadas é que poderá compartilhar cada um dos seus calendários com outros contatos, tudo isso gratuitamente.
Se quiser mostrar para um cliente quais são seus horários disponíveis na agenda, por exemplo, poderá compartilhar a agenda do trabalho e ele mesmo poderá inserir comentários das brechas que poderiam marcar uma próxima consulta ou evento.
Tipo de visualização: semanal, mensal ou anual
Dependendo da tarefa que quer fazer, ter a visão de como está o seu tempo é essencial. O Google Agenda te ajuda neste sentido porque permite a visualização dos calendários de forma mensal, semanal ou anual.
Criar eventos
Eventos são as tarefas que precisam ser feitas com hora marcada, os famosos compromissos. Na sua aba de eventos é possível criar uma agenda personalizada para repetir os eventos que acontecem sempre no mesmo dia, podendo editar cada um dos tópicos criados.
Ao criar um evento é possível editar detalhes como a hora, local, pessoas envolvidas (é possível compartilhar o evento para que apareça na agenda de seus contatos), cor que aparecerá na sua agenda e anexar arquivos.
Ao agendar uma reunião, por exemplo, é possível usar o campo de descrição para descrever quais serão os tópicos abordados e deixar materiais de apoio que serão usados durante a fala.
Lembretes e notificações
Um recurso muito útil do Google Agenda é que ele te permite criar alertas de notificações personalizados para que você possa avisar a si mesmo daquela tarefa. As notificações aparecerão no Google Chrome para quem tem a extensão do Google Agenda e no celular, caso tenha instalado o app.
Criar tarefas/lembretes
As tarefas funcionam como lembretes, aquelas listas de afazeres que servem para organizar o dia a dia e não devem ser encaradas como compromissos com data marcada.
Ao adicionar eles no seu calendário vai ter a sensação de estar colando post its na sua área de trabalho.
Marcar vídeo chamadas
Ao usar o Google com finalidade profissional é possível compartilhando as agendas encontrar o melhor horário para uma reunião conforme a agenda de todos os integrantes da equipe.
Além disso, a reunião poderá ser marcada coletivamente, aparecendo em todas as agendas simultaneamente.
Para usar este recurso basta criar um evento e adicionar todas as pessoas que quer que participem. Feito isso clique em “Encontrar um horário” e deixe que o Google te mostre qual é o resultado do melhor horário para fazer aquela reunião ou encontro.
O mesmo passo a passo pode ser usada para marcar videochamadas pelo Google Hangouts ou Google Meet.
Status de trabalho: online e offline
Profissionais autônomos, quem trabalha remotamente ou em fusos horários diferenciados pode achar útil a função de disponibilidade do Google Agenda. Com ele, o usuário pode mostrar os horários em que está disponível ou ocupando, garantindo assim maior facilidade para recebimento de convites ou agendar reuniões.
Para configurar o seu horário clique em qualquer lugar em branco da agenda e vá na opção “Horários Disponíveis”. Atualize como quiser e salve.
Esses são os principais recursos do Google Agenda, mas no seu dia a dia perceberá que poderá encontrar várias outras utilidades e serviços inclusos no aplicativo. Tem alguma dica que não contamos aqui? Então deixe a sua sugestão de uso deste app aqui nos comentários!
Quer ajuda para usar o seu Google Agenda? Então deixe também nos comentários a sua pergunta.
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